Optimaliseer processen

Het optimaliseren van bedrijfsprocessen zorgt er voor dat:

  • De kwaliteit van het eindresultaat wordt verbeterd.
  • De doorlooptijd wordt verminderd, waardoor het product of de dienst sneller geleverd wordt.
  • Onnodige kosten door bijvoorbeeld het herhalen van handelingen, kunnen worden geëlimineerd.

Daarnaast heeft procesoptimalisatie ook impact op: je concurrentiepositie doordat je kwalitatief betere producten/diensten levert en op de klanttevredenheid door snellere levering.

Verkrijg eerst inzicht in je processen om een valse start te voorkomen.
In alle enthousiasme worden er al snel teveel verbeteringsactiviteiten in één keer aangepakt, begin daarom klein.
Bedrijfsprocessen optimaliseren begint bij up-to-date informatie
Processen bestaan immers uit informatie. Daarom is het zaak om ook eens kritisch naar de inhoudelijke kant te kijken. Hierdoor kom je tot inzichten die wachttijden verkorten en herhaling voorkomen.

Zorg voor rolduidelijkheid en stel deadlines vast
Zolang betrokkenen niet weten waar hun verantwoordelijkheid ligt (of hoever die reikt) en wanneer iets van hen verwacht wordt, heeft dit een negatieve invloed op de doorlooptijd van een proces. Bekijk kritisch of de taken en deadlines voor iedereen duidelijk zijn.

Stel een proceseigenaar aan
Hei is zaak om iemand de verantwoordelijkheid te geven over procesverbetering, de proceseigenaar is specifiek verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een proces. Daarin geeft hij invulling aan de eisen en randvoorwaarden van een proces, en ziet hij erop toe dat resultaten geëvalueerd worden. Het is dus van belang om de juiste persoon hier de verantwoordelijkheid voor te geven.

Efficiënter werken door procesautomatisering
Als je inzicht hebt in je (belangrijkste) bedrijfsprocessen en duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is, loont het de moeite om in kaart te brengen welke processen je kunt automatiseren. Dat kan door middel van workflows. Een workflow is een proces waarbij activiteiten elkaar geautomatiseerd opvolgen om een bepaalde uitkomst te verkrijgen. Hierdoor kan de organisatie efficiënter werken. Het geeft overzicht, je weet altijd wat de laatste status is en van wie actie wordt verwacht. Ook heb je inzicht in je eigen acties, en ontvang je een herinnering als deze te lang openstaan. Fouten komen minder voor door een uniforme werkwijze, en faalkosten worden gereduceerd. Met tevreden klanten als resultaat!